PC-BÜRO Projektanleitung – E-Rechnung Umstellung

Projekt

E-Rechnung: Umstellung von Papier- und PDF-Rechnungen

Schritt-für-Schritt Anleitung & Vorgehensweise

Einleitung & Zielsetzung

Seit dem 01.01.2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) die E-Rechnung nach der Norm EN 16931, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei ist digital, aber keine E-Rechnung. Den Empfang müssen Sie bereits heute ohne Ausnahme sicherstellen. Für den Versand laufen die Übergangsfristen Ende 2026 bzw. Ende 2027 aus. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Umstellung mit PC-BÜRO in drei Schritten planen und umsetzen.

Voraussetzungen

PC-BÜRO in aktueller Version mit E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)
E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang, z. B. rechnung@ihre-firma.de
GoBD-konforme Archivierung, z. B. mit dem PC-BÜRO DMS
Vollständige Stammdaten: USt-IdNr., Bankverbindung, E-Mail-Adressen
Übersicht Ihrer Kunden und Lieferanten mit Belegmengen
Abstimmung mit Ihrem Steuerbüro

Vorgehensweise

Bestandsaufnahme: Formate, Wege und Mengen erfassen

Erfassen Sie getrennt für Eingang und Ausgang, wie viele Rechnungen pro Monat in welchem Format (Papier, PDF, EDI, ZUGFeRD) über welchen Weg (Post, E-Mail, Portal) laufen.

Ordnen Sie Ihre Partner ein: Wenige verursachen meist den Großteil der Belege, dort wirkt die Umstellung am stärksten. Partner mit wenigen Belegen, aber hohem Abstimmungsaufwand sind Ihre Sonderfälle.
Prüfen Sie für jedes Versandformat die Frist anhand der Tabelle auf Seite 2.

Systeme und Abläufe in PC-BÜRO einrichten

Rechnungseingang: Postfach festlegen, E-Rechnungen in PC-BÜRO einlesen und die strukturierten Daten direkt übernehmen statt abzutippen. Die Original-XML samt Anlagen wird archiviert.
Rechnungsversand: Format je Kunde festlegen (XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1), Übermittlungsweg wählen und Anhänge wie Lieferscheine oder Tätigkeitsnachweise mitgeben. Fragen Sie bei Großkunden nach deren Vorgaben, etwa zu Pflichtfeldern oder Portalen.

Abstimmen, testen und umstellen

Informieren Sie Kunden, Lieferanten und Ihre Mitarbeiter über Format, Übermittlungsweg, Anhänge und Termin. Verlassen Sie sich nicht auf Annahmen, sondern testen Sie:

Testrechnung aus PC-BÜRO erzeugen und mit einem Validator prüfen.
Eine erhaltene E-Rechnung vom Eingang bis zur Archivierung durchspielen.
Mit den Kunden mit den meisten Belegen beginnen und nicht bis zum Fristende warten.

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Hinweis

Diese Anleitung ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Fragen zur Einrichtung der E-Rechnung in PC-BÜRO wenden Sie sich bitte an den PC-BÜRO Support: support@pc-buero.de

Format	2025 – 2026	2027	ab 2028
E-Rechnung nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1)	zulässig	zulässig	Pflicht
Papierrechnung	zulässig	nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €	nicht mehr zulässig
PDF und andere elektronische Formate	mit Zustimmung des Empfängers	mit Zustimmung, nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 €	nicht mehr zulässig
EDI-Verfahren	mit Zustimmung des Empfängers	mit Zustimmung des Empfängers	nur, wenn die Daten EN-16931-kompatibel sind

Weg	Aufwand	Reichweite	Sicherheit	Geeignet für
E-Mail	gering	hoch	gering	die meisten kleinen und mittleren Betriebe
Kundenportal	je nach Portal			Großkunden mit eigener Vorgabe
Peppol	mittel	hoch	hoch	Behörden und internationale Partner
Webservice / SFTP	mittel	mittel bis gering	hoch	feste Partner mit hohem Volumen
EDI (AS2, AS4, OFTP)	hoch	mittel	hoch	Handel und Automobilbranche

Variante	So funktioniert es	Zu beachten
In die XML eingebettet	Die Anlage (PDF, PNG, JPG, CSV) steckt codiert in der Rechnungsdatei und wird beim Einlesen wieder herausgelöst.	Für XRechnung und ZUGFeRD. Die Datei wird größer.
Als Link in der XML	Die Rechnung verweist auf eine Adresse, unter der die Anlage abgerufen wird.	Anlage herunterladen und zusammen mit der Rechnung archivieren (GoBD).
Als Teil der ZUGFeRD-PDF	Die Anlagen liegen neben der XML in der PDF/A-3-Datei.	Nur bei ZUGFeRD möglich.