Die E-Rechnung kommt

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt, und mit PC-BÜRO sind Sie bestens darauf vorbereitet. Während viele Unternehmen noch auf PDF-Rechnungen setzen, steht die verpflichtende Umstellung auf E-Rechnungen nach EN 16931 kurz bevor. Bereits ab 2025 wird der Empfang elektronischer Rechnungen Pflicht, und ab 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Eine E-Rechnung ermöglicht einen vollständig digitalen und automatisierten Rechnungsprozess, der sowohl Zeit als auch Kosten spart.

Inhaltsverzeichnis

Mit PC-BÜRO sind Sie bereit!

Sie erstellen heute Ihre Rechnungen im PDF-Format? Dann haben Sie Handlungsbedarf.

Die E-Rechnung gemäß EN 16931 ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Das ermöglicht einen nahtlosen digitalen Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnungsbeträge.

Der offizielle “Fahrplan” ist:

Heute
Vorrang von Papierrechnungen, andere Formate wie z. B. PDF möglich; Vorbereitung auf E-Rechnungspflicht sinnvoll

Ab 01.01.2025
Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen; Versand möglich

Ab 01.01.2027
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 T€

Ab 2028
Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen

Was ist eine E-Rechnung?

Falls Sie gelegentlich Rechnungen an Auftraggeber aus dem öffentlichen Dienst schreiben, reicht es nicht, diese mit einer PDF-Rechnung im E-Mail-Anhang zu versenden.
Eine elektronische Rechnung ist ein maschinell lesbares Dokument, das rein digital erstellt, übermittelt und automatisch verarbeitet wird. Um vom Empfangssystem gelesen werden zu können, muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Datenformat vorliegen.

Im Prinzip muss die elektronische Rechnungsstellung also zwei Kriterien erfüllen:

Der gesamte Weg und “Lebenszyklus” einer E-Rechnung ist zu 100 Prozent digital. Das heißt, es wird nichts gescannt oder ausgedruckt.
Die elektronische Rechnung wird vollkommen automatisch übermittelt und verarbeitet, quasi direkt “von Maschine zu Maschine” bzw. von “Software zu Software”

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Mail-Rechnung und einer E-Rechnung?

Sowohl elektronische Rechnungen als auch E-Mail-Rechnungen werden zwar online verschickt, der wesentliche Unterschied liegt aber darin, wo die Rechnung am Ende landet.

E-Mail-Rechnungen werden an den E-Mail-Posteingang eines Kunden geschickt. Dieser muss die gemailte Rechnung manuell bearbeiten.
Elektronische Rechnungen werden direkt an die Verarbeitungssoftware eines Kunden geschickt und dort automatisch maschinell eingelesen.

Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?

Als Unternehmer oder Freiberufler möchte man natürlich, dass Rechnungen schnell und zuverlässig bezahlt werden. Kunden wiederum wollen ihre Rechnungen möglichst ohne großen Aufwand bezahlen. Doch selbst mit technischer Unterstützung durch eine Software ist die Rechnungsverarbeitung und Buchführung bislang mit mehreren Arbeitsschritten verbunden und unnötig komplex. Hier kommt die elektronische Rechnungsstellung ins Spiel.

Als Rechnungssteller erspart man sich mit einer elektronischen Rechnung z.B.:

den PDF-Export und anschließenden E-Mail-Versand
das Drucken, Frankieren und Versenden per Post
die manuelle Rechnungsverwaltung
das manuelle Archivieren deiner Rechnungen (als Beleg für die ordnungsgemäße Buchführung)
Zahlungserinnerungen sowie das Verschicken von Mahnungen

Als Rechnungsempfänger erspart man sich mit einer elektronischen Rechnung z.B.

das Öffnen und Herunterladen des E-Mail-Anhangs
das Einscannen und Archivieren der Rechnung
das Importieren oder manuelle Eintippen von Rechnungsdaten
das Prüfen der Rechnungsbeträge
Im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen können elektronische Rechnungen den gesamten Prozess der Rechnungsstellung um ein Vielfaches vereinfachten.

Denn das System erledigt alles automatisch: Das Übermitteln, Einlesen, Verarbeiten und Archivieren der Rechnungen. Die Sachbearbeitung einer E-Rechnung ist somit deutlich schneller als bei einer Papier- oder E-Mail-Rechnung.

Und weil Kunden nicht erst Rechnungsbeträge überprüfen und manuell eintippen müssen, können sie die Rechnung sofort bezahlen.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung lässt sich in drei Schritten zusammenfassen.

die E-Rechnung wird genauso wie eine „herkömmliche“ Papier- oder E-Mail-Rechnung in PC-BÜRO erstellt. Mit PC-BÜRO werden Kunden- und Produkt- oder Leistungsdaten wie gewohnt hinterlegt und ausgewählt. Als zusätzliche Information benötigst wird nur die E-Rechnungsadresse des Empfängers und das E-Rechnungsformat, das von der jeweiligen Software des Kunden unterstützt wird.
Nachdem dann auf „Senden“ geklickt wird, wird die elektronische Rechnung zunächst zu dem Provider (Software-Anbieter) weitergeleitet. Dieser wandelt die Datei in das E-Invoicing-Format um, das von dem System des Empfängers maschinell gelesen werden kann. Nach der Formatierung wird die E-Rechnung an die E-Rechnungsadresse übermittelt.
Ist die elektronische Rechnung beim Kunden, werden alle Rechnungsdaten direkt in das System übernommen und dein Kunde muss nur noch die Bezahlung veranlassen.

Warum lohnen sich elektronische Rechnungen für Ihr Unternehmen?

Für Sie als Rechnungssteller ergeben sich durch die rein digitale Übermittlung und automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen weitere Vorteile:

E-Rechnungen sind zuverlässiger, genauer und sicherer
Weil keine Rechnungsdetails manuell eingetippt werden müssen, minimieren elektronischen Rechnungen das Risiko menschlicher Fehler. Sämtliche Daten werden automatisiert verarbeitet, was im Vergleich zu E-Mail- und Papierrechnungen zuverlässiger und präziser ist. Auch Fälschungs- oder Betrugsversuche sind durch die rein maschinelle Übermittlung unwahrscheinlicher.
Elektronische Rechnungen ermöglichen eine pünktliche Bezahlung
Vielleicht haben auch Sie schon erlebt, dass größere Firmen mehrere Tage oder sogar Wochen brauchen, um Rechnung zu bearbeiten. Wenn auch noch Rechnungskorrekturen notwendig sind, kann es sogar mehrere Monate dauern, bis das Geld auf dem Konto ist. Wurde hingegen eine E-Rechnung ausgestellt, müssen Sie sehr wahrscheinlich nicht lange auf ihr Geld warten, weil das System die Daten automatisch verarbeitet.
Elektronische Rechnungen vereinfachen die Buchhaltung
Weniger Fehler und eine automatische Archivierung der Rechnungen bedeuten auch, dass Sie weniger Stress mit der Buchhaltung haben. Das gilt auch für das Debitoren-Management (Forderungsmanagement). Pünktliche Zahlungen machen Zahlungserinnerungen oder sogar Mahnungen überflüssig.
Elektronische Rechnungen sparen Zeit, Kosten und Ressourcen
Nicht zuletzt kann man durch die elektronische Rechnungstellung auch Kosten reduzieren, weil Arbeitszeit und materielle Ressourcen gespart werden. Vor allem im Vergleich zu einer Papierrechnung und dem Postversand machen sich die Einsparungen bemerkbar, die man sonst für den Druck, Briefumschläge und das Porto ausgibt. So punktet die E-Rechnung übrigens auch in Sachen Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit.

In welchen Formaten kann ich eine elektronische Rechnung ausstellen?

Um rechtlich zulässig zu sein, müssen elektronische Rechnungs-Formate vollständig oder zumindest teilweise aus strukturierten Daten bestehen (sogenannte CEN-konforme XML-Datensätze). Gewöhnliche PDF-, Bild- oder Word-Dateien erfüllen diese Anforderung nicht. Es gibt allerdings „hybride“ Rechnungsformate wie ZUGFeRD, die sowohl aus Bilddateien als auch aus strukturierten Datensätzen bestehen und ebenfalls für die elektronische Rechnungsstellung zulässig sind.

E-Rechnungen können von Kunden in unterschiedlichen Formaten angefragt werden. Da es bislang weder einen einheitlichen Standard noch eine einheitliche Übertragungsmethode für E-Rechnungen gibt, nutzen Firmen derzeit unterschiedliche Systeme und teils selbst betriebene Individuallösungen, die nicht unbedingt miteinander kompatibel sind.

PC-BÜRO achtet darauf, dass rechtlich zulässige und weit verbreitete E-Rechnungs-Formate unterstützt werden. Im deutschen Raum sind das vor allem:

XRechnung (Standardformat für E-Rechnungen im öffentlichen Dienst)
ZUGFeRD
PEPPOL

Beim Versand der elektronischen Rechnung wandelt der Provider die Datei automatisch in das Format um, dass von der Software der Rechnungsadresse verarbeitet werden kann.

Braucht meine E-Rechnung eine digitale Signatur?

Bis Mitte 2011 brauchten elektronisch übermittelte Rechnungen eine digitale Unterschrift, damit das Dokument vom Finanzamt oder auch vor Gericht Anerkennung fand.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat die EU-Kommission diese Pflicht abgeschafft, weil sie sich in der Praxis als technisch zu aufwendig erwies.

Auf deiner elektronischen Rechnung ist also keine digitale Signatur notwendig.

Die gesetzlichen Anforderungen, die mit dieser Funktion erfüllt werden können, gelten aber nach wie vor. Auch E-Rechnungen müssen also inhaltliche und formale Kriterien erfüllen, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden.

Dazu gehören:

die Echtheit der Herkunft
die Unversehrtheit des Inhalts
die Lesbarkeit des Inhalts
Pflichtangaben laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG)
Die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit werden bei E-Rechnungen auf unterschiedliche Weise sichergestellt.

Entweder

durch eine digitale Signatur
durch den elektronischen Datenaustausch mit dem EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) oder
durch ein sogenanntes “innerbetriebliches Kontrollverfahren”.

Muss ich auf E-Rechnungen umsteigen?

Wenn Sie gelegentlich Aufträge von öffentlichen Trägern wie Stiftungen, Behörden oder Ministerien erhalten, kommen Sie künftig nicht mehr drum herum, elektronische Rechnungen auszustellen.

Ab dem 27. November 2020 verpflichtet das E-Rechnungsgesetz der Bundesregierung öffentliche Stellen auf nationaler, Landes- und Kommunalebene zum rein elektronischen Rechnungsempfang.

Wenn künftig Rechnungen über 1.000 Euro an öffentliche Auftraggeber als PDF- oder Papier-Rechnung verschickt werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese nicht akzeptiert und somit nicht bezahlt werden.

Mit Blick auf die Vorteile der elektronischen Rechnungen liegt auf der Hand, dass die Umstellung in naher Zukunft auch Bereiche der Privatwirtschaft erreichen wird. Schon jetzt erwarten viele Unternehmen von ihren Lieferanten, dass sie ihre Rechnungen elektronisch stellen, weil deren Verarbeitung kostengünstiger und schneller ist.

Somit stellt sich für sie als Unternehmer weniger die Frage, ob Sie auf E-Rechnungen umsteigen sollten, sondern wann und wie. Mit PC-BÜRO, das die elektronische Rechnungsstellung einschließlich der gängigen Formate unterstützt, sind Sie für die Zukunft des digitalen Rechnungswesens bestens aufgestellt und können die Vorteile von E-Rechnungen nutzen.

Die PC-BÜRO E-Rechnungsplattform bietet Ihnen:

eine zukunftssichere Lösung zum Erstellen von elektronischen Rechnungen
eine Empfangs- und Versandmöglichkeit von elektronischen Rechnungen ab dem Jahreswechsel 2024/25
die Erfüllung der ab 2025 geltenden gesetzlichen Vorgaben
die zukünftig verpflichtende Meldung von (Einzel-) Umsätzen an das Finanzamt
Zusätzlich werden alle künftig zu erwartenden Anforderungen in der PC-BÜRO E-Rechnungsplattform rechtzeitig zur Verfügung stehen.