BMF veröffentlicht neues Anwendungsschreiben
Seit 2023 ist es Pflicht, dass elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Ursprünglich plante die Finanzverwaltung, gleichzeitig eine Meldepflicht für diese Kassensysteme einzuführen. Diese wurde jedoch mehrfach verschoben. Jetzt steht fest, dass das Meldeverfahren ab dem 1. Januar 2025 startet. Für bereits bestehende Systeme gibt es eine Übergangsregelung. Die neue Meldepflicht bedeutet vor allem für Einzelhändler, Dienstleister, Hoteliers, Gastronomen und andere Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen zusätzlichen bürokratischen Aufwand.
Inhaltsverzeichnis
Meldepflicht beim Finanzamt für Kassensysteme
Um einen Überblick darüber zu erhalten, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme und technischen Sicherheitseinrichtungen in Unternehmen verwendet werden, hat die Finanzverwaltung im Gesetz eine Meldepflicht festgelegt. Dabei interessieren nicht nur die eingesetzten Systeme selbst, sondern auch deren Alter und Vernetzung. Ab dem 1. Januar 2025 können die erforderlichen Daten über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle elektronisch übermittelt werden.
Gesetzliche Anforderungen
Unternehmen müssen dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung, Leasingbeginn, Außerbetriebnahme oder Leasingende eines Kassensystems bestimmte Informationen übermitteln. Diese Meldung erfolgt mittels eines amtlichen Formulars und umfasst folgende Daten:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der eingesetzten Kassensysteme,
- Seriennummer des Kassensystems,
- Datum der Anschaffung,
- Datum der Außerbetriebnahme (z.B. Verkauf, Defekt, Verlust durch Brand oder Diebstahl, oder Verlegung in eine andere Betriebsstätte).
Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen in einer einheitlichen Meldung erfasst werden. Gekaufte, gemietete und geleaste Systeme sind hierbei gleichgestellt.
Übergangsregelung der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung gewährt eine sechsmonatige Übergangsfrist. Für alle Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, muss die Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 erfolgen. Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme gilt hingegen eine Meldefrist von einem Monat ab dem Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum.
Empfehlungen für Unternehmer
Da die Meldung für bereits vorhandene Kassensysteme bis spätestens 31. Juli 2025 erfolgen muss, sollten Unternehmer bis zur Freischaltung des Meldeverfahrens am 1. Januar 2025 eine Übersicht aller in ihren Betrieben genutzten Systeme erstellen und die erforderlichen Daten vorbereiten. So kann die Meldung zügig und vollständig durchgeführt werden.
Kassenmeldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO
Die Meldepflicht für Kassensysteme nach § 146a Abs. 4 AO sollte ursprünglich bereits ab dem 1. Januar 2020 gelten. Aufgrund technischer Schwierigkeiten auf Seiten der Finanzverwaltung wurde sie jedoch bis zum 31. Dezember 2024 ausgesetzt. Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Regelung dann verbindlich in Kraft.
Ein Hinweis: Gemietete oder geleaste Kassensysteme werden rechtlich den angeschafften Systemen gleichgestellt (Nr. 1.16.2.6 AEAO zu § 146a).
Mit einem Schreiben vom 6. November 2019 (IV A 4 – S 0319/19/10002 :001) setzte das BMF die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme nach § 146a Abs. 4 AO vorübergehend aus. Hintergrund dieser Aussetzung war das Fehlen einer elektronischen Übermittlungsoption.
Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Übermittlungsmöglichkeit über das Steuerportal ELSTER (www.elster.de) verfügbar sein. Über die sogenannte “ERiC”-Schnittstelle wird die Einhaltung der Meldepflicht für Kassensysteme gemäß § 146a Abs. 1 AO dann ermöglicht.
Zusammenfassung
Ab dem 1. Januar 2025 wird die bisher mehrfach verschobene Meldepflicht für elektronische Kassensysteme verbindlich eingeführt. Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, wie Einzelhändler, Gastronomen, Hoteliers und Dienstleister, sind dann verpflichtet, ihre Kassensysteme dem Finanzamt zu melden. Diese Meldepflicht betrifft nicht nur neue Systeme, sondern auch bereits bestehende, für die es eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025 gibt.
Die Meldung umfasst Informationen wie den Namen des Steuerpflichtigen, die Steuernummer, Art und Anzahl der Kassensysteme sowie technische Details, beispielsweise die Seriennummer und das Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Die Übermittlung der Daten erfolgt elektronisch über das ELSTER-Portal mithilfe der “ERiC”-Schnittstelle. Diese soll ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung stehen.
Unternehmer sollten sich bereits vorab einen Überblick über ihre Kassensysteme verschaffen und die notwendigen Daten vorbereiten, um die Meldung rechtzeitig und vollständig vornehmen zu können. Die neuen Regelungen sorgen für zusätzlichen bürokratischen Aufwand, sind jedoch notwendig, um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und potenzielle Strafen zu vermeiden.