PC-BÜRO DMS + eMail

Fünf Gründe, weshalb Ihr Unternehmen in einem DMS von PC-BÜRO archivieren sollte

  1. Die digitale Datenflut lässt sich mit Methoden von gestern nicht mehr bewältigen.

Laut einer Studie des IT-Marktforschungsinstituts IDC und des Herstellers Seagate wird das weltweite Datenvolumen bis zum Jahr 2025 auf 175 Zetabytes anwachsen. Dies wäre achtmal so viel wie im Jahr 2017. Würde man diese Datenmenge auf DVDs speichern, überträfe der Stapel mit Datenträgern 23-mal die Entfernung zwischen Erde und Mond.

Um die Flut der Informationen im eigenen Unternehmen zu kanalisieren und Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen in einer zentralen digitalen Akte übersichtlich zusammenzuführen, ist elektronisches Dokumentenmanagement unverzichtbar. Unternehmen, die auch in den kommenden Jahren erfolgreich am Markt agieren und als moderner Arbeitgeber für neue und bestehende Mitarbeiter attraktiv sein wollen, sollten sich daher von ihrem Papierarchiv verabschieden. Erfahrungsgemäß verzeichnen jene kleinen und mittleren Unternehmen ein Umsatzwachstum, die beim Thema Digitalisierung gut oder sehr gut aufgestellt sind.

  1. Die rechtlichen Vorgaben lassen sich ohne DMS nur schwer oder gar nicht erfüllen

Eine zusätzliche Herausforderung für Unternehmen sind die regulatorischen Anforderungen. Rechtliche Vorgaben zum Umgang mit Daten finden sich in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen. Hierzu zählen insbesondere: BGB, HGB, Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung sowie die GoBD und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Bei Verstößen gegen geltendes Recht drohen zum einen Bußgelder, Importverbote und strafrechtliche Sanktionen. Zum anderen müssen Unternehmen mit Reputationsverlust, negativen Kundenreaktionen und Umsatzeinbußen rechnen.

Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Ausgeklügelte Berechtigungsstrukturen und Funktionen wie die automatische Versionierung schaffen die Grundlagen für eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Dokumenten. Dies ist bei einer Ablage im Dateisystem oder E-Mail-System ohne weitere Sicherungsmaßnahmen nicht gegeben.

  1. Ein DMS erleichtert die Ablage von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem von PC-BÜRO kann die Mitarbeiter bereits bei der Dokumentenablage entlasten – insbesondere dann, wenn es in das ERP-System des Unternehmens integriert ist. Bei der Auswahl einer DMS-Lösung sollte daher auch darauf geachtet werden, dass der ERP-Anbieter von sich aus eine Integration der Systeme anbietet. Dies stellt sicher, dass ERP und DMS optimal aufeinander abgestimmt sind und Daten effizient genutzt werden. Beim Versand von Rechnungen oder Mahnungen per E-Mail können die ERP-Daten beispielsweise für die Verschlagwortung und automatische Ablage im DMS genutzt werden. Überhaupt ist es von Vorteil, wenn sich das DMS elegant in die für die Mitarbeiter vertrauten Applikationen integrieren lässt.

  1. Dokumente sind in einem DMS jederzeit schnell auffindbar

PC-BÜRO DMS-Lösungen bieten die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedensten Applikationen in Sekunden zu finden. Ist ein Dokument bzw. Informationsobjekt (Bild, Zeichnung, Film etc.) entsprechend verschlagwortet, steht den Fachabteilungen unternehmensweit ein und dasselbe Objekt zur Verfügung. Es bedarf also keiner Mehrfachablage auf verschiedenen Gruppenlaufwerken. Dies senkt den Speicherplatzbedarf und spart den Mitarbeitern Arbeitszeit, die sie ohne ein DMS für die Dokumentensuche bzw. -neuerstellung aufwenden müssten.

  1. Mit einem PC-BÜRO DMS kann man zeit- und ortsunabhängig auf Informationen zugreifen

DMS-Nutzer schätzen es sehr, dass sie jederzeit und an jedem Ort – ob im Home-Office, auf Geschäftsreise oder am Büroarbeitsplatz – auf aktuelle Informationen zugreifen können. Ohne dafür erst Rücksprache mit Kollegen halten zu müssen, weil diese die benötigten Dokumente in ihren Aktenschränken unter Verschluss halten. Zudem erübrigt sich beim Einsatz eines DMS der Aufwand für die häufig praktizierte “Schattenablage” auf privaten Laufwerken.

Archivieren Sie Ihre Papierdokumenten, digitalen Dokumente und E-Mails mit dem neuen PC-BÜRO DMS.
Nahezu jeder kennt die zeitaufwendige Suche nach E-Mails und Dokumenten. Die Recherche der gewünschten Information kostet wertvolle Arbeitszeit. Durch die PC-BÜRO Archivierungssoftware haben Sie die Möglichkeit, Daten wie E-Mails, digitale Dokumente oder Papierdokumente zentral und revisionssicher zu verwalten. Der direkte Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell – ist ein klarer Mehrwert für jede Unternehmensart und -größe.

Es muss einfach und schnell gehen!
PC-BÜRO DMS steht für leichte Bedienung und Übersichtlichkeit. PC-BÜRO DMS ist sehr intuitiv und kann bereits nach kurzer Einarbeitungszeit genutzt werden. Insellösungen (verschiedene, bestehende Softwareprodukte) innerhalb eines Unternehmens gehören der Vergangenheit an. Das leistungsstarke PC-BÜRO DMS Softwaresystem kann intensive Dokumentenverarbeitung automatisieren. Selbst komplexe Belegabläufe können damit leicht realisiert werden. Die innovativen PC-BÜRO DMS Funktionen bieten enorme Geschwindigkeit beim Archivieren der Dokumente. Umfangreiche Suchfunktionen führen Sie schnell zu den gewünschten Dokumenten.

Kurz und knapp
Erleben Sie eine hochergonomische und automatisierte Dokumentenablage, eine richtungsweisende, effiziente Recherchefunktionalität und eine hervorragende Integrierbarkeit in Ihrer PC-BÜRO ERP Umgebung. Erleben Sie „Archivierung auf den Punkt gebracht“, erleben Sie das neue PC-BÜRO DMS.

PC-BÜRO DMS + eMail

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